A gente entende o seu contexto...

Todo comprador sabe o peso que a sua profissão tem e o impacto de suas ações na empresa.

Por isso que o planejamento de compras e as estratégias do setor são tão importantes. O orçamento do setor também é fortemente pressionado quando falamos em redução de custos. 

Com isso em mente, preparamos 10 pontos para que você considere em seu trabalho e possa aplicar para melhorar seus resultados como comprador! Confere aí!

1) Mantenha uma boa base de dados

Registre tudo relacionado ao seu processo, desde a pesquisa de fornecedores até o pós-negociação.

Essa etapa é muito importante porque em algum momento você ou mesmo um superior pode necessitar do seu histórico e dados de transações, fornecedores, entre outros.

Por exemplo, em uma situação onde você necessite conferir os dados de algum fornecedor antigo para refazer um pedido de cotação é bom ter anotado e guardado, de maneira categórica.

2) Fique próximo dos parceiros e seja transparente

Uma das melhores dicas que podemos te dar é para manter a proximidade dos seus fornecedores, distribuidores, transportadoras, entre outros, através do SRM (Supplier Relationship Management), que é a Gestão de Relacionamento com Fornecedores.

Todos os colaboradores do seu processo devem estar de acordo com o seu cronograma e claro, também lhe auxiliar na resolução de problemas quando necessário.

Além disso, uma boa comunicação evita conflitos e abre caminhos para parcerias de longo prazo para a empresa.

A transparência é um dos elementos que pode te ajudar nisso. Tenha em mente que seu processo deve ser claro quanto às suas etapas e essas devem ficar claras para todos. Isso facilita a sua rotina de compras.

Inclusive, temos um artigo com 6 pontos para você considerar ao escolher um fornecedor. Você pode lê-lo aqui: Como escolher um fornecedor?

3) Organize-se 

A sua organização é fundamental para que tudo flua bem, isso é um fato. Algo que pode te ajudar nessa hora são as plataformas digitais, como o Excell, o bloco de notas, entre outros.

Tudo o que iremos citar irá te ajudar a aumentar a sua eficiência e produtividade. Temos algumas sugestões para você:

Biblioteca de Dados

Como citamos anteriormente, um histórico de fornecedores e colaboradores pode lhe ser muito útil.

Ordem de Compra

Esse documento é muito comum dentre os compradores, diz respeito aos pedidos e requisições de compras da empresa.

Especifica o item a ser comprado, data de entrega e quantidade. Pode-se pensar em estabelecer regras para a emissão de pedidos para fornecedores.

Programa de Entrega

É um acordo comercial feito entre comprador e fornecedor onde são estipulados produtos e quantidades que serão entregues em determinados períodos.

Por exemplo, é combinado que um fornecedor irá realizar a reposição de X canetas azuis para uma empresa de quinze em quinze dias. De acordo com a frequência de compra dos setores, é possível planejar a compra dessa forma.

Acompanhamento de Pedidos em Aberto

Organizar um controle de pedidos em aberto também é esperto para cuidar com prazos de fornecimento de material. 

Documentação de Auditorias

Para garantir a qualidade do processo de compras, você pode agir de acordo com as normas ISO em relação às auditorias.

O recomendado é: realizar e guardar os registros de qualificação de fornecedores, cotações e pedidos efetuados, entre outros documentos emitidos durante o processo de compras. 

Softwares de Gestão de Estoque

Essa sim é uma das ferramentas mais usadas para conferir a necessidade de reposição de produtos do estoque.

É extremamente útil pois facilita a visualização do estado real do estoque, enquanto que se a verificação fosse feita manualmente demoraria mais tempo. 

Gerenciador de Tarefas

Uma ferramenta assim te auxilia a definir ordem de prioridade das compras, além de te informar quando você necessita entrar em contato e com quem para comprar algo.

É uma mão na roda em questão de praticidade e organização do processo.

Comunicação

Você pode optar também por ferramentas de comunicação ágil entre colaboradores e colegas, criando grupos de discussão e outros. Isso te ajuda a obter respostas mais rápidas e facilita a rotina.

4) Faça relatórios de eficiência

Chamamos a sua atenção para a organização justamente para que, em seus relatórios mensais, trimestrais ou semestrais, você obtenha uma boa base de resultados para exibir em reuniões corporativas. 

Nesse caso, esses relatórios podem conter dados como:

- Porcentagem de redução de custos em determinados produtos atingida no mês em comparação ao período anterior.

- Duração do ciclo de compra de determinados produtos.

- Programação de novas aquisições.

- Negociações feitas no período.

- Impostos e taxas cobradas sob cada transação.

Entre outros dados relevantes.

5) Pesquise e aplique técnicas de negociação

Você pode pensar também em aplicar técnicas de negociação durante seu processo de compras com fornecedores. Temos algumas para citar para você:

Técnica dos 10%

O foco dessa prática é definir um limite de valor do orçamento e depois reduzi-lo em 10% na negociação.

Por exemplo, se você negociar a unidade de algo a R$ 10,00, diga que pagará no máximo R$ 9,00 a unidade ao fornecedor. 

Técnica do espelho

Essa técnica implica diretamente na nossa postura corporal, a qual passa uma mensagem e pode repassar (ou não) mais confiança para o fornecedor.

O conselho é imitar alguns dos trejeitos do fornecedor durante a negociação, não todos.

Lista de fornecedores

Seja sincero e transpareça que você tem outras opções de fornecedores para lha atender. Você pressiona o fornecedor e é muito mais provável que a compra vá ser fechada.

Mas cuidado: não minta! Faça diversos orçamentos antes de negociar.

Seja claro quanto às suas objeções

Como de costume temos algumas objeções quanto a produtos que estamos cotando. Seja claro e objetivo, assim o fornecedor vê de cara se consegue atender às suas necessidades ou não.

Use gatilhos

Pense em usar algumas estratégias de persuasão as quais podem levar o fornecedor a lhe escutar e concordar com você, inconscientemente.

É uma das maneiras as quais você pode fazer com que o fornecedor venda o produto com um preço menor. Pode utilizar da reciprocidade, dando algo em troca a ele, como pagamento à vista ou imediato em troca de menores preços.

Treine sua expressão

Não demonstre uma empolgação excessiva para com a negociação pois seu fornecedor pode acabar não lhe oferecendo descontos ou até mesmo cobrando um valor maior do que o usual. 

6) Faça benchmarking

O Benchmarking trata de obter conhecimento do mercado o qual você atua, incluindo seus concorrentes.

É o estudo de concorrência, incluindo ações de boas práticas as quais os concorrentes utilizam, ou mesmo boas referências para ter inspiração na hora de estruturar processos. Ele pode ser estruturado de acordo com as seguintes perguntas:

- Como está o desempenho da minha empresa em comparação à concorrência?

- Meus resultados são satisfatórios?

- Como faço para que meus processos sejam cada vez mais eficientes e produtivos?

8) Compre com previsibilidade

Após um determinado tempo, você vai começar a perceber que algumas compras são recorrentes e ocorrem com determinada frequência.

Isso, de acordo também com seu histórico, lhe permitirá ter uma certa previsibilidade de compras a fazer e você poderá criar um cronograma de compras.

Claro que podem surgir imprevistos, mas eles serão a minoria nesse caso. 

9) Gerenciamento de riscos

Um dos pontos a se prestar atenção é como gerir os riscos da cadeia de suprimentos. Existirão situações as quais realmente não teremos controle, mas devemos buscar diminuir a ocorrência de riscos ou problemas no meio do processo. 

A melhor opção em todos os casos seriam possuir um plano de contingência para ocasiões imprevisíveis. Esse plano deve incluir uma cadeia de fornecimento alternativa, níveis de estoque, abastecimento, entre outros detalhes.

10) A importância do compliance

O Compliance, palavra de origem inglesa, vem do verbo "comply" e teria uma tradução mais aproximada sendo o cumprimento das regras, nesse caso do setor de compras.

É sobre cumprir algo pré-estabelecido, ou seja, agir de acordo com o protocolo.

Quando falamos de compliance no setor de compras queremos relacioná-lo ao combate à fraudes, falhas de fornecimento, fornecedores sem transparência, cadeias de abastecimento suspeitas, entre outros.

Tudo isso com intenção de manter a boa imagem da empresa.

Como podemos te ajudar?

Esperamos que as nossas dicas te ajudem na sua rotina de comprador e claro, se estiver precisando de embalagens industriais, fala com a gente!

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